ЭСФ с биометрией и НКТ в 2026 пошаговая инструкция для ИП

Электронная счет-фактура (ЭСФ) - цифровой платежный документ, подтверждающий факт оплаты товара или услуги. Этот цифровой документ формируется, подписывается и передается между участниками сделки в специальной информационной системе - ИС ЭСФ. ЭСФ имеет такую же юридическую силу, как счет-фактура в бумажном виде. С 2026 года для работы в ИС ЭСФ введены новые правила. Теперь первичная регистрация компаний, а также юридических лиц из «группы риска» производится при успешном прохождении биометрической идентификации (Face ID). В особенностях процедуры, штрафах и других рисках мы разобрались в статье.

Обязательная биометрия 

Суть процедуры заключается в проверке личности руководителя компании или главного бухгалтера. Проверка проводится через фотографию, сделанную с помощью веб-камеры на устройстве, на котором работает ИС ЭСФ. Система сверяет фотографию с информацией, хранящейся в государственных базах данных. Если биометрические данные совпадают, пользователь получает возможность выписать счет-фактуру. 

Если система управления рисками выявила определенный риск в отношении компании, в личный кабинет пользователя будет направлено уведомление о необходимости сканирования лица. До прохождения идентификации ЭСФ не выписывается. 

Кто и в каких случаях обязан проходить биометрию

Отметим, что сканирование лица не обязательно проходить каждый раз, при выписке ЭСФ. Сделать это нужно только в следующих случаях:

1. При первичной регистрации компании в ИС ЭСФ
2. Если аналитическая система управления риска отнесла предприятие к группе высокого риска. Такое происходит в случае резкого увеличения оборотов без увеличения числа работников. Для таких компаний требуется дополнительное подтверждение личности пользователя при выписке счета-фактуры.

Биометрию проходит не организация, а физическое лицо, которое подписывает ЭСФ своей электронно-цифровой подписью. То есть если право выписки ЭСФ делегировано бухгалтеру или другому сотруднику, и именно он подписывает счет-фактуру своей ЭЦП, то биометрическую идентификацию будет проходить это уполномоченное лицо.

Кто НЕ обязан проходить биометрию

Если налогоплательщик:

• уже зарегистрирован в ИС ЭСФ; 
• не получил уведомление о необходимости прохождения биометрии; 
• не отнесен к категории риска системой управления рисками, 

то при обычной работе в ИС ЭСФ проходить биометрическую идентификацию не требуется. Выписка ЭСФ осуществляется в стандартном порядке с использованием ЭЦП

Что за «Правило трех раз»

Одним из наиболее часто задаваемых вопросов является так называемое «правило трех раз». Оно означает следующее:

• биометрическая идентификация проводится не чаще одного раза в день, независимо от количества выписываемых ЭСФ; 
• за календарный месяц система может потребовать обязательное прохождение биометрии не более трех раз; 
• после успешного прохождения биометрии три раза в течение месяца дальнейшая выписка ЭСФ осуществляется без повторного прохождения биометрической идентификации до конца этого месяца. 

Например, если налогоплательщик получил требование пройти биометрию 5, 12 и 20 августа и успешно прошел проверку во все три дня, то при последующих выписках ЭСФ в августе система уже не должна повторно запрашивать биометрическую идентификацию. При этом в каждый из этих трех дней можно выписать любое количество электронных счетов-фактур после однократного успешного прохождения биометрии.

Как пройти биометрию: пошаговая инструкция

Если ИС ЭСФ потребовала прохождение идентификации, ее можно пройти непосредственно в системе. Процедура занимает несколько минут. 

Шаг 1. Авторизуйтесь в ИС ЭСФ

Войдите на портал ИС ЭСФ с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП) руководителя, бухгалтера или другого уполномоченного лица, имеющего право выписывать электронные счета-фактуры. 

Шаг 2. Начните оформление ЭСФ или регистрацию

Если для учетной записи требуется биометрическая идентификация, система автоматически выведет соответствующее уведомление. При выписке ЭСФ документ может получить статус «В ожидании биометрической идентификации». 

Шаг 3. Нажмите кнопку для прохождения биометрии

На странице появится кнопка «Продолжить с Digital ID» (или аналогичная команда запуска биометрической проверки). После ее нажатия откроется окно биометрической идентификации. 

Шаг 4. Разрешите доступ к камере

Браузер может запросить разрешение на использование веб-камеры, нажмите «Разрешить». Без доступа к камере пройти идентификацию невозможно. 

Шаг 5. Пройдите проверку 

Смотрите прямо в камеру и выполняйте подсказки системы. В зависимости от используемого сервиса Digital ID система может попросить:

• расположить лицо в обозначенной рамке; 
• посмотреть прямо в объектив; 
• слегка повернуть голову; 
• моргнуть или выполнить другое действие для подтверждения, что перед камерой находится реальный человек, а не фотография. 

Шаг 6. Дождитесь завершения проверки

ИС ЭСФ автоматически сверит:

• данные ЭЦП пользователя; 
• сведения о руководителе или уполномоченном лице; 
• информацию, содержащуюся в государственных базах данных.

Шаг 7. Продолжите работу

Если проверка прошла успешно:

• при регистрации в ИС ЭСФ налогоплательщик будет зарегистрирован в качестве участника системы; 
• при выписке ЭСФ счету-фактуре будет присвоен регистрационный номер, после чего его можно отправить контрагенту. Если биометрия не пройдена, зарегистрировать или выписать ЭСФ не получится. 

Рекомендации

Чтобы избежать отказа при прохождении биометрии:

• используйте исправную веб-камеру с хорошим разрешением; 
• обеспечьте достаточное освещение лица; 
• снимите солнцезащитные очки, маску и другие предметы, закрывающие лицо; 
• смотрите прямо в камеру и не отворачивайтесь во время проверки; 
• убедитесь, что используете ЭЦП именно того лица, которое проходит биометрическую идентификацию. 

Если проверка не удалась, можно повторить попытку. Однако при выписке ЭСФ документ не будет зарегистрирован до успешного прохождения биометрической идентификации.

Что делать, если идентификация не проходит

Наиболее распространенные причины отказа:

• недостаточное освещение; 
• низкое качество изображения с камеры; 
• отсутствие доступа браузера к камере; 
• использование виртуальной камеры; 
• несоответствие данных владельца ЭЦП данным цифрового профиля. 

В такой ситуации рекомендуется повторить попытку при хорошем освещении, проверить работу камеры и убедиться, что используется ЭЦП именно того лица, которое проходит биометрическую идентификацию. 

Привязка ИС ЭСФ к Национальному каталогу товаров (НКТ) и коду НКТ

Национальный каталог товаров (НКТ) — это единый государственный справочник товаров, в котором каждому товару присваивается уникальный код и наименование. Каталог используется для унификации информации о товарах в государственных информационных системах. ИС ЭСФ напрямую связано с НКТ. Поскольку при оформлении ЭСФ по отдельным категориям товаров продавец должен выбрать товар из Национального каталога товаров, а не вводить название самостоятельно.

То есть в строке ЭСФ указывается не только наименование товара, его количество, стоимость, но и код НКТ. Благодаря этому государственные органы получают информацию о том, какой именно товар реализуется.

Когда код НКТ необходим

Как правило, код обязателен, если:

• товар маркируется средствами цифровой маркировки; 
• законодательством предусмотрено обязательное использование кода НКТ для конкретной категории товаров; 
• сведения передаются между государственными информационными системами с использованием Национального каталога товаров. 

Для остальных товаров код может не использоваться либо заполняется в соответствии с действующими правилами оформления электронных документов.

Как выбрать код

1. Пользователь создает ЭСФ. 
2. Добавляет товарную позицию. 
3. В поле «Код НКТ» начинает поиск по каталогу. 
4. ИС ЭСФ обращается к Национальному каталогу товаров. 
5. Пользователь выбирает подходящий товар. 
6. Код и официальное наименование автоматически подставляются в документ. 

Это снижает количество ошибок при заполнении ЭСФ и исключает неоднозначное описание одного и того же товара.